新型コロナウイルス感染症の影響によりテレワークが浸透したことで、働き方は大きく変わりました。中でもその変化が顕著なのが、オフィスの存在です。

・新型コロナウイルスの影響後に縮小移転を検討される企業は大きく分けて2パターン

１、販管費削減を目指すケース

新型コロナウイルスの影響を受けて事業に大きなダメージを受け、とりあえず目の前のキャッシュアウト（資金流出）を避けるケースです。

注意点として賃貸借契約書に解約する場合の内容が記載されていますので、〇か月前までに解約予告を行うことなどの条件があります。

関与先様でも解約するには６か月前に解約予告が必要だったため、すぐには移転できなかったケースがありますので、皆様も解約する際にはお気を付けください。

２、オフィス最適化を目標とするケース。

テレワークが上手く活用できたので継続導入を決め、オフィス規模を小さくするケース。

これまでテレワークNGだった企業が、新型コロナウイルス感染拡大を機にテレワークを解禁したため、テレワークを導入しやすくなったという企業さんもいらっしゃいます。

しかし、縮小移転して家賃は下がったとしても、移転にお金や人、時間のコストが大幅にかかることもあります。その総額も含めて、中長期的な目線で判断をしましょう。

・オフィス縮小移転で得られるメリット、デメリット

得られるメリット

販管費の削減⇒オフィスの家賃・光熱費、定期代などの削減

従業員への還元⇒家賃補助、光熱費、インターネット費などの手当を支給

無駄な会議時間の削減⇒可能なものはテキストコミュニケーションに移行

仕事の効率化⇒通勤が発生しない分、作業時間に当てることも可能

一般的にオフィスが40坪以上の広さだと、販管費削減効果が高くなると言われています。

例えば、30名で60坪のオフィスを40坪に縮小した場合、坪単価1.7万円とすると、月に34万円、年間では408万円の削減につながります。

縮小移転するデメリット

新入社員や組織単位での教育がやりづらい

会社のカルチャー浸透や継承が難しい

従業員の様子を察知しづらく、孤独や課題に気づきにくい

業務の進捗確認が遅れる、確認に時間がかかる

規模の小さな会社が縮小移転を検討する際は、元々オフィスが小さいため販管費削減のインパクトはそれほど期待できません。ですから単純な販管費削減のためだけではなく、何を目的として縮小移転するかをしっかり議論のうえ、検討いただければと思います。

・今後オフィスはどうなっていくのか？

ウィズコロナ・アフターコロナの世界においては、1人1セットずつの机・椅子が不要となり、固定席がなくなる企業が増えるでしょう。

また、オフィスを構える場所や働く場所が多様化することで、テレワークとオフィスワークを掛け合わせた働き方が定着することが予想されます。

会議や打ち合わせ内容によってオンラインとオフラインを柔軟に切り替える、新たな働き方が生まれると予測されますので、変化に柔軟に対応できる準備は進めておきましょう。

・最後に

オフィスの縮小移転を検討する前に、まず何のためにオフィスを構えるのか、それに加えて対面で集まることの意味や目的を明確にする必要があります。

リモートシフトの流れではありますが、その中で対面コミュニケーションや、1つの場に　集まることにどのような効果を期待し、何を目的とするかを明確化しましょう。

今後は、企業にとって本当に必要な機能を取捨選択することが重要となってきます。

一方でオフィスでしかできないことや、オフィスだとより成果が出せる業務も間違いなく存在します。今後は机を並べた執務スペースに代わり、集中に特化したブースやリラックスできるスペースなど、役割・機能を持ったスペースの割合が大きいオフィスが増えてくると考えています。

冒頭からウィズコロナ・アフターコロナでのオフィスの在り方について記載させていただきましたが、固定費として大きな比重を占めるオフィスを今後どうすべきか、考える判断材料にして頂ければ幸いです。

櫻庭

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