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NBC資金を増やすコンサルティング株式会社の杉浦です。

 

今回は、PC関連の自動化についてご説明いたします。

 

私の業務の一部として、社内からのExcelのお悩み相談があります。現在使用している帳票を自動化したいや手入力を止めたいなど、案件は様々です。今回は、そういった案件の中で私が意識している観点をご説明します。この観点を持てば、ツール作成に必要な情報を整理することができ、最適なツールを作成することが可能になります。

 

今回ご紹介するのは、IPOと呼ばれる観点です。こちらはビジネスプロセスの用語でInput、Process、Outputの略称です。Inputは入力、Processは処理、Outputは出力になります。案件を自動化させるために、IPOをどういった構成にするのかを常に意識し、ヒアリングを進めていきます。

 

始めにInputの状況をヒアリングします。Inputは自動化前の状態になります。現時点で自動化させたい情報の状態を把握し、それがそのまま流用できるのか、それとも形式を変更しなければならないのかを判断します。ここの形式が良いとProcess（処理）が容易になりますが、変更する場合は依頼者の負担も考慮しなければなりません。最大の効率化が計れる形式をイメージしつつ、確認していきます。

＜チェックポイント＞

・自動化前の帳票の状態（形式出力or手入力）。

・Processに適した形式になっているか。

・Outputに必要な情報が足りているか。

 

次にOutputです。Outputでは、まず目的からヒアリングします。何の項目を何のために見たいのかを確認することで、一番重要な項目を把握することができます。また、一番重要な情報を確認しやすいように設計することにも繋がります。

目的が共有できれば、次に表示したい形式をヒアリングします。このように表示したいというイメージが依頼者にある場合は、そちらをその場で図示します。もしイメージが無い場合は、表示させたい項目を１つ１つヒアリングします。その１つ１つが同時に表現できる方法を模索しつつ、構成を図示します。

＜チェックポイント＞

・Outputを作成する目的（見たい項目を確認するため）。

・表示したい項目、構成（行：勘定科目、列：月推移）。

 

下の図は、良くあるツール改善をIPOで整理しました。

 

以上を確認・共有したのちに、ツールの作成にあたります。

ツールの処理が重くならないように気を付けつつ、ツール使用時に最も時間がかからない方法を模索し、作成します。

 

普段の私の業務の流れとして、この形が最も多いです。皆さんの定型業務もこういった観点から改善できるかもしれません。是非、IPOを意識して業務を見直してみてください。

以上が自動化のススメになります。