「電帳法改正・電子保存の準備はできていますか?」

皆さん、こんにちは

NBC資金を増やすコンサルティング㈱の櫻庭です。

 

202211日から施行される「電子取引の電子保存の義務化」について、2年間の猶予期間が設けられることになりました。

 

企業の経理担当の皆様はこれから対応に追われるかと思いますが、改正のポイントや注意点を記載していきますので、今後の参考になれば幸いです。

 

◎電子帳簿保存法とは

帳簿や領収書・請求書などの処理に係かかる負担を軽減するために、電子データによる保存を認めるものです。

電子帳簿保存法は大きく分けて国税関係帳簿書類(税法上、保存が義務付けられている書類)に関するものと、電子取引に関するものの2つに分かれます。

また、取引先から受け取った紙の請求書などは、一定の要件のもとでスキャナによる電子データ保存が認められます。ただし、スキャナ保存する場合にはタイムスタンプの付与が必要になります。

タイムスタンプとは、その時間にそのデータが存在していたことを明らかにし、またその時刻より後に不正な改ざんなどが行われていないことを証明するためのものです。

◎電子帳簿保存法の改正ポイント

電子帳簿保存法(20221月施行)が改正され、帳簿書類を電子的に保存する際の手続が抜本的に見直されました。

今回の改正で大きく変更となった3つのポイントを紹介します。

◎電子帳簿保存法の対象書類

国税関係帳簿書類に関するものに対する電子帳簿保存法の対象は、「帳簿」と「書類」です。

さらに電子帳簿保存のみできるものと、スキャナ保存できるものに分かれます。

これらをまとめたのが以下の表です。

◎電子帳簿保存法に対応するメリット

電子帳簿保存法に対応するメリットは、社内のペーパーレス化や電子化が促進されることです。

紙原本の保管がなくなることで管理業務や保管スペースが不要になり、また紙原本のやりとりで発生した郵送作業が削減されます。これらによりバックオフィス業務がより一層効率化されることが期待されています。

特にペーパーレス化や電子化においては、コロナ禍において多くの企業が対応不足を痛感したのではないでしょうか。それらの対応を進めている企業にとっては、電子帳簿保存法改正は追い風となるでしょう。

 

スキャン保存の注意点

1、  グレースケール(白黒)スキャンが認められるのは一般書類のみ

グレースケール(白黒)でスキャンすることが可能なのは一般書類のみです。

特に重要書類(資金や物の流れに直結・連動する書類)はカラーでスキャン、または撮影しなければいけません。

2、  書類が大きく、一度にスキャンできない場合は複数回のスキャンが可能

契約書や請求書などが複数ページに渡る書類をスキャンする場合は、複数回に分けてスキャンすることが認められています。

また、一度にスキャンできないからといって、書類の原本の大きさを変更した「コピー」をスキャンすることはできません。

あくまでも、書類の原本を複数回に分けてスキャンしましょう。

 

◎最後に

新型コロナウイルスの影響拡大により、テレワークが進む中、企業の業務もペーパーレス化が進んでいます。電子帳簿保存法も、事業者が利用しやすいように、常に法改正を行っています。

 

この機会に、電子帳簿保存法に対応してペーパーレス化をすすめることを検討しましょう。

 

 

櫻庭

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