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NBC資金を増やすコンサルティング株式会社の杉浦です。

 

弊社のある案件で紙書類を電子化するというプロジェクトがありました。

プロジェクトのステップは以下の通りです。

１．紙書類のリストアップ

２．書類の保存方法の確認（データ保存・紙保存）

３．書類の保存/破棄の実行

そのプロジェクトの最中に、スキャンしたデータをどのように格納するのか、各ファイルの命名規則はどのようにするのかという問題が発生しました。

今回は弊社からお伝えした内容をかいつまんで、本ブログにてご紹介致します。

 

◆フォルダ整理

フォルダを整理する目的は、「必要なファイルをすぐに開く」ことです。どこに何のファイルがあるのかわからない、階層が深くてファイルを開くまでに時間がかかるというフォルダの構造では意味がありません。個人フォルダであれば問題ありませんが、社内の共有フォルダの場合は、探しやすいフォルダの構成にする必要があります。

 

[階層構造の作り方]

１．区分を分ける。例：「年度別」「案件別」「顧客別」「ファイルの種類別」

２．どの階層にどの区分を割り当てるのか決定する。

※ファイル構造は3~4階層が適正です。3階層以上の場合、ファイルを開くまでに時間がかかってしまいますので、1フォルダに入るファイル数が少ない場合は階層を減らすことが望ましいです。

下図は、一例になります。

第1階層：書類リスト別

第2階層；年度別

第3階層：案件別、顧客別、その他

 

 

◆ファイル命名規則

ファイルの命名規則を設ける目的は、「必要なファイルをすぐに探す」ことです。例えば、日付を一番頭につけることをルールにするとファイル名順に並び変えた際に最新版のファイルがどのファイルのかをすぐに見つけることができます。

下記にファイル命名規則の一例を記載します。

[例]

１_２_３.拡張子（.pdf）

１：番号(001)　or　日付(yyyymmdd)　or　頭文字(ｱ)

２：案件名　or　顧客名　or　その他

３：書類名

１．番号、日付、頭文字について

書類をどういう順番で並べたいかによって「１」の番号or日付or頭文字(ｱ)を決定して下さい。カナ順で並べたい場合は、ｱ)のように半角カタカナで1文字だけ表記すれば、カナ順での並び替えが可能になります。

２．案件名　or　顧客名　or　その他について

書類の内容によって適切な区分（案件ごと、顧客ごと、社員ごと）を決定して下さい。

決定後の名称は、「半角英数」「全角漢字」「全角ひらがな」「半角カタカナ」で統一すると表示の形式を揃えることができます。見やすいかつ検索しやすい状態に整備できます。

３．書類名について

書類リストの書類名を入力して下さい。

 

以上がフォルダ整理とファイル命名規則の実践方法になります。

フォルダとファイルを整理整頓し、読者の皆様の業務効率化につながれば幸いです。